엑셀을 사용할 때 가장 기본적이고 중요한 작업 중 하나는 파일을 저장하고, 다시 열고, 새로운 문서를 만드는 것입니다. 이 작업들을 정확히 이해하고 활용하는 것이 엑셀 작업의 첫걸음이라 할 수 있습니다.
이번 글에서는 엑셀 파일을 다루는 기본 방법을 단계별로 소개하고, 실수 없이 작업을 저장하는 팁도 함께 알려드립니다.
1. 엑셀 새 파일 만들기
엑셀을 실행하면 **시작 화면(Start Screen)**이 나타나고, 여러 템플릿 옵션이 보입니다. 그중에서 가장 기본이 되는 **“빈 통합 문서”**를 선택하면 새로운 엑셀 파일이 생성됩니다.
새 파일 만드는 방법 요약
- 엑셀 실행 → “빈 통합 문서” 클릭
- 또는 [파일] → [새로 만들기] → “빈 통합 문서”
단축키
- Ctrl + N : 새 통합 문서 만들기
2. 엑셀 파일 저장하는 방법
엑셀에서 작업한 내용을 저장하지 않으면 컴퓨터가 꺼지거나 프로그램이 종료될 때 모든 데이터가 사라질 수 있습니다.
작업 후에는 반드시 저장하는 습관을 들여야 합니다.
처음 저장할 때
- [파일] → [다른 이름으로 저장] 선택
- 저장할 폴더를 선택
- 파일 이름을 입력
- 파일 형식을 선택 (보통
.xlsx형식) - 저장 버튼 클릭
이후 저장할 때
- [파일] → [저장]
- 또는 Ctrl + S 단축키 사용
자주 묻는 질문
- 자동 저장 기능은 없나요?
→ Office 365 사용자라면 OneDrive에 저장하면 자동 저장 기능을 사용할 수 있습니다.
3. 파일 형식 이해하기
| 파일 형식 | 설명 |
|---|---|
.xlsx | 기본 엑셀 파일 (매크로 없음) |
.xlsm | 매크로가 포함된 엑셀 파일 |
.xls | 예전 버전 엑셀(2003 이하) 파일 |
.csv | 콤마로 구분된 텍스트 파일 (데이터 전송용) |
.pdf | 인쇄용으로 저장하는 경우 |
4. 엑셀 파일 열기
이미 저장한 엑셀 파일을 열어서 다시 편집할 수 있습니다.
파일 열기 방법
- 엑셀 실행 → [파일] → [열기] → 최근 문서 또는 찾아보기
- 탐색기에서 엑셀 파일 더블 클릭
단축키
- Ctrl + O : 열기 창 열기
5. 엑셀 자동 저장 설정 (Office 365 사용자 전용)
OneDrive 또는 SharePoint에 파일을 저장한 경우, 엑셀 상단 좌측에 ‘자동 저장(AutoSave)’ 스위치가 나타납니다. 이 기능을 켜면 변경 사항이 실시간으로 저장되며, 저장을 누르지 않아도 데이터를 잃지 않습니다.
6. 실수 없이 저장하는 꿀팁
- 작업 시작 전에 저장하고, 자주 Ctrl + S로 저장하세요.
- 파일 이름에 날짜나 버전 번호를 붙이면 관리가 편합니다.
예:매출분석_2025_03_31.xlsx - 중요한 파일은 백업 파일을 별도로 저장해 두세요.
7. 엑셀 새 문서 저장 시 추천 구조
실무에서 여러 문서를 저장할 경우, 폴더 구조를 다음과 같이 정리하면 효율적입니다.
복사편집📁 엑셀_업무자료
┣ 📁 매출관리
┣ 📁 인사관리
┣ 📁 일정표
┣ 📁 보고서
┗ 📁 백업
마무리
엑셀 파일을 새로 만들고, 저장하고, 열 수 있는 능력은 엑셀을 배우는 데 있어 가장 기초적이면서도 가장 중요한 단계입니다. 이 기능들을 정확히 익혀두면 데이터 유실 걱정 없이 안정적으로 작업할 수 있습니다.
다음 글에서는 엑셀에서 입력 가능한 데이터 종류에 대해 자세히 알아보겠습니다. 숫자, 텍스트, 날짜, 수식 등 각 데이터 타입이 어떻게 입력되고 처리되는지 함께 배워봅시다.