엑셀에서 반복된 데이터를 보고서 형태로 요약하려면 하나하나 수식을 입력하지 않고도 자동으로 요약하는 방법이 있습니다.
바로 부분합(Subtotal) 기능입니다.
이 기능을 사용하면 특정 기준에 따라 데이터를 그룹으로 나눈 후, 각 그룹에 대해 합계, 평균, 개수 등을 자동 계산할 수 있습니다.
이번 글에서는 부분합 기능의 원리, 적용 순서, 실무 예시까지 단계적으로 안내해드립니다.
1. 부분합이란?
부분합(Subtotal) 기능은 정렬된 데이터를 기준으로 그룹을 나눈 뒤, 그룹마다 합계, 평균, 최대값 등 통계 값을 자동으로 계산해주는 기능입니다.
- 그룹 기준 열에 따라 자동 요약
- 각 그룹의 하단에 부분합 삽입
- 전체 합계도 자동 계산 가능
2. 부분합 적용 조건
부분합 기능은 사용 전 반드시 기준 열로 정렬이 되어 있어야 합니다.
예시 데이터
| 부서 | 이름 | 매출액 |
|---|---|---|
| 영업부 | 김민수 | 100 |
| 영업부 | 박지훈 | 200 |
| 개발부 | 이서연 | 150 |
| 개발부 | 정하늘 | 250 |
→ ‘부서’ 열 기준으로 정렬 후 부분합 적용
3. 부분합 적용 방법
- 요약할 데이터 범위 전체 선택
- [데이터] 탭 → [부분합] 클릭
- 아래 항목 설정:
- 그룹화할 기준 열: 예) 부서
- 사용할 함수: 합계, 평균, 개수 등
- 부분합을 계산할 열: 예) 매출액
- [확인] 클릭
4. 사용할 수 있는 통계 함수
| 함수 | 설명 |
|---|---|
| 합계 | 그룹별 총합 |
| 개수 | 항목 개수 계산 |
| 평균 | 그룹 평균 |
| 최대값 | 가장 큰 값 |
| 최소값 | 가장 작은 값 |
| 곱 | 모든 값 곱셈 |
| 표준편차 | 표준편차 계산 |
| 분산 | 분산 계산 |
5. 부분합 결과 예시
| 부서 | 이름 | 매출액 |
|---|---|---|
| 영업부 | 김민수 | 100 |
| 영업부 | 박지훈 | 200 |
| 영업부 부분합 | 300 | |
| 개발부 | 이서연 | 150 |
| 개발부 | 정하늘 | 250 |
| 개발부 부분합 | 400 | |
| 총합계 | 700 |
※ 굵은 행은 부분합 자동 삽입된 행
6. 그룹화/축소 기능 활용
부분합이 적용되면 엑셀 좌측에 [1], [2], [3] 수준 조절 버튼이 생깁니다.
- [1]: 전체 요약만 표시
- [2]: 부분합 요약만 표시
- [3]: 전체 상세 데이터 표시
→ 큰 데이터셋도 쉽게 축소/확대하며 보기 좋게 관리 가능
7. 부분합 해제 방법
- [데이터] 탭 → [부분합] 클릭
- [모두 제거] 버튼 클릭 → 삽입된 부분합 행과 그룹 자동 삭제
8. 실무 활용 예시
| 업무 상황 | 활용 방법 |
|---|---|
| 부서별 인원 수 집계 | 부서 기준 → 함수: 개수 |
| 지역별 매출 요약 | 지역 기준 → 함수: 합계 |
| 제품별 평균 단가 | 제품명 기준 → 함수: 평균 |
| 분기별 보고서 요약 | 분기 기준 → 함수: 합계 or 최대값 |
9. 부분합 vs 피벗 테이블 비교
| 구분 | 부분합 | 피벗 테이블 |
|---|---|---|
| 사용 난이도 | 쉽고 빠름 | 다양한 설정 가능 |
| 실시간 그룹화 | 자동 삽입 | 드래그앤드롭 방식 |
| 결과 재사용 | 복사 불편 | 자유롭게 정렬 및 필터 |
| 시각화 기능 | 없음 | 차트, 슬라이서 등 지원 |
→ 간단한 요약은 부분합, 복잡한 분석은 피벗 테이블 추천
엑셀의 부분합 기능은 데이터를 기준별로 빠르게 정리하고 집계할 수 있는 간편한 분석 도구입니다. 반복적으로 그룹을 나누고 합계를 구하는 업무가 많다면, 부분합 기능을 익혀두는 것만으로도 작업 시간을 절반 이상 줄일 수 있습니다.
다음 글에서는 중복된 값 제거 방법에 대해 배워보겠습니다. 데이터 정리의 필수 단계인 중복 제거로 깔끔한 자료를 만드는 방법을 함께 알아보겠습니다.